Allgemeine Geschäftsbedingungen

FlowClock – Projektmanagement & Zeiterfassung | 4System GmbH
Stand: April 2026 | Version 1.0

§ 1 – Geltungsbereich und Vertragspartner

1.1 Anbieter

1.2 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) regeln die Nutzung der Software „FlowClock“ (nachfolgend „Software“ oder „Plugin“), die von der 4System GmbH (nachfolgend „Anbieter“, „wir“ oder „uns“) entwickelt und vertrieben wird. FlowClock ist ein WordPress-Plugin zur Kombination von Projektmanagement und Zeiterfassung.

Die AGB gelten für den Erwerb, die Installation, die Nutzung sowie alle damit zusammenhängenden Leistungen der Software, einschließlich zukünftiger Aktualisierungen und Erweiterungen, die unter derselben Lizenz bereitgestellt werden.

1.3 Geschäftskunden

Die Software richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, also an natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Eine Nutzung zu rein privaten oder haushaltsbezogenen Zwecken ist nicht vorgesehen.

1.4 Vertragsschluss

Der Vertrag zwischen dem Anbieter und dem Nutzer (nachfolgend „Kunde“ oder „Nutzer“) kommt durch die Registrierung eines Benutzerkontos, den Erwerb einer Lizenz oder durch die tatsächliche Nutzung der Software zustande. Mit der Nutzung erklärt sich der Kunde mit diesen AGB einverstanden.

§ 2 – Begriffsbestimmungen

• „Software“ / „Plugin“ – Die Anwendung FlowClock als WordPress-Plugin in ihrer jeweils aktuellen Version, einschließlich aller zugehörigen Dateien, Dokumentationen, Aktualisierungen und Erweiterungen.
• „Kunde“ / „Nutzer“ – Das Unternehmen bzw. die Organisation, die eine Lizenz zur Nutzung der Software erwirbt oder die kostenfreie Version nutzt.
• „Autorisierter Benutzer“ – Eine natürliche Person, der vom Kunden Zugang zur Software gewährt wurde und die diese im Rahmen der erworbenen Lizenz nutzt.
• „Arbeitsbereich“ – Die innerhalb der Software bereitgestellte Umgebung zur Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Zeiteinträgen.
• „Nutzerdaten“ – Sämtliche vom Kunden oder seinen autorisierten Benutzern in die Software eingegebenen, hochgeladenen oder erzeugten Inhalte und Daten.
• „Abo-Zeitraum“ – Der Zeitraum, für den ein kostenpflichtiger Tarif gebucht wurde (monatlich oder jährlich).
• „Kostenfreier Tarif“ – Die kostenlos nutzbare Grundversion der Software mit eingeschränktem Funktionsumfang.
• „Kostenpflichtiger Tarif“ – Jede erweiterte Version der Software, die eine wiederkehrende Zahlung erfordert.

§ 3 – Nutzungsvoraussetzungen

3.1 Berechtigung

Zur Nutzung der Software muss der Kunde ein rechtlich bestehendes Unternehmen sein. Die Person, die den Vertrag im Namen des Unternehmens abschließt, versichert, dass sie dazu bevollmächtigt ist und das Unternehmen an diese AGB binden kann.

3.2 Technische Voraussetzungen

Für den Betrieb der Software ist eine funktionsfähige WordPress-Installation (ab Version 6.0) mit PHP 8.0 oder höher erforderlich. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, dass seine Serverumgebung die technischen Mindestanforderungen erfüllt und aktuelle Sicherheitsupdates eingespielt sind.

3.3 Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

1. Korrekte und vollständige Kontoinformationen bereitzustellen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.
2. Die Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben.
3. Sicherzustellen, dass alle autorisierten Benutzer volljährig sind und diese AGB einhalten.
4. Die Software ausschließlich im Rahmen geltender Gesetze zu nutzen.
5. Für die Handlungen aller autorisierten Benutzer innerhalb seines Kontos zu haften.

§ 4 – Leistungsumfang

4.1 Bereitstellung

Der Anbieter stellt die Software als WordPress-Plugin zur Verfügung. Die Installation und der Betrieb erfolgen auf der Infrastruktur des Kunden. Der Anbieter gewährleistet die Bereitstellung von Updates und Fehlerbehebungen im Rahmen der jeweiligen Lizenz.

4.2 Aktualisierungen

Der Anbieter kann von Zeit zu Zeit Aktualisierungen, Erweiterungen oder Fehlerkorrekturen bereitstellen. Bestimmte Funktionen können eine aktuelle Version der Software voraussetzen. Der Anbieter behält sich das Recht vor, den Funktionsumfang der Software weiterzuentwickeln, wobei wesentliche Funktionen des gebuchten Tarifs nicht ohne angemessene Vorankündigung entfallen.

4.3 Verfügbarkeit

Da die Software auf der Infrastruktur des Kunden betrieben wird, liegt die Verantwortung für Verfügbarkeit und Erreichbarkeit beim Kunden. Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle, die durch die Serverumgebung, Netzwerkprobleme oder Drittanbieter-Software des Kunden verursacht werden.

§ 5 – Verbotene Nutzung

Dem Kunden ist es untersagt, die Software oder Teile davon:

1. zu vervielfältigen, zu verkaufen, zu vermieten, zu verleasen oder unterzulizenzieren;
2. zu dekompilieren, zu disassemblieren oder in sonstiger Weise den Quellcode zu ermitteln, sofern dies nicht durch zwingendes Recht gestattet ist;
3. abzuändern, abgeleitete Werke zu erstellen oder in andere Produkte zu integrieren;
4. für rechtswidrige Zwecke oder in einer Weise zu nutzen, die gegen geltendes Recht verstößt;
5. Dritten zugänglich zu machen, die nicht autorisierte Benutzer im Sinne der erworbenen Lizenz sind;
6. zur Entwicklung eines konkurrierenden Produkts oder Dienstes zu verwenden;
7. Schutzhinweise, Urheberrechtsvermerke oder Markenzeichen zu entfernen oder zu verändern;
8. in einer Weise einzusetzen, die die Sicherheit oder Integrität der Software oder der Daten anderer Nutzer gefährdet.

Ein Verstoß gegen diese Bestimmungen berechtigt den Anbieter zur sofortigen Sperrung des Zugangs und zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags.

§ 6 – Geistiges Eigentum und Lizenz

6.1 Lizenzeinräumung

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches (nicht-ausschließliches), nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares und widerrufliches Nutzungsrecht an der Software ein. Die Nutzung ist auf den eigenen geschäftlichen Gebrauch des Kunden beschränkt.

6.2 Eigentumsrechte

Sämtliche Urheber-, Marken- und sonstigen Schutzrechte an der Software, einschließlich aller Aktualisierungen, Erweiterungen, zugehörigen Dokumentationen sowie der zugrunde liegenden Technologie, verbleiben beim Anbieter. Der Erwerb einer Lizenz begründet kein Eigentum an der Software. Begriffe wie „Kauf“ oder „Erwerb“ beziehen sich ausschließlich auf die Einräumung des beschriebenen Nutzungsrechts.

6.3 Marken und Kennzeichen

Die Bezeichnungen „FlowClock“, „4System“ sowie zugehörige Logos und Gestaltungselemente sind geschützte Marken des Anbieters. Eine Nutzung dieser Kennzeichen ohne vorherige schriftliche Zustimmung ist nicht gestattet.

§ 7 – Tarife und Abonnement

7.1 Kostenfreier Tarif

Die Registrierung ermöglicht zunächst die Nutzung der Software im kostenfreien Grundtarif. Ein Wechsel zu einem kostenpflichtigen Tarif ist jederzeit möglich.

7.2 Kostenpflichtige Tarife

Kostenpflichtige Tarife werden je nach Wahl des Kunden monatlich oder jährlich abgerechnet. Die Zahlung ist jeweils im Voraus zum Beginn des jeweiligen Abo-Zeitraums fällig. Die genauen Preise und der jeweilige Funktionsumfang ergeben sich aus der zum Zeitpunkt der Buchung gültigen Preisliste.

7.3 Automatische Verlängerung

Kostenpflichtige Tarife verlängern sich automatisch um einen weiteren Zeitraum gleicher Dauer, sofern der Kunde nicht vor Ablauf des laufenden Abo-Zeitraums kündigt. Die Kündigung kann jederzeit über die Kontoeinstellungen oder per schriftlicher Mitteilung erfolgen und wird zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums wirksam.

7.4 Preisänderungen

Der Anbieter behält sich vor, die Preise für zukünftige Abo-Zeiträume anzupassen. Preisänderungen werden dem Kunden mindestens 30 Kalendertage vor dem Beginn des nächsten Verlängerungszeitraums mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb dieser Frist oder kündigt er nicht, gilt die Änderung als angenommen.

7.5 Hoch- und Herabstufungen

Ein Wechsel zu einem höherwertigen Tarif ist jederzeit möglich. Die Differenz wird anteilig für den verbleibenden Abo-Zeitraum berechnet. Eine Herabstufung wird zum Ende des laufenden Abo-Zeitraums wirksam. Eine anteilige Rückerstattung für die verbleibende Laufzeit eines höherwertigen Tarifs erfolgt nicht.

§ 8 – Zahlung

8.1 Zahlungsbedingungen

Alle Zahlungen sind in Euro (EUR) zu leisten. Die Abrechnung erfolgt über einen externen Zahlungsdienstleister. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Fehler bei der Zahlungsabwicklung durch den Zahlungsdienstleister.

8.2 Fälligkeit

Sämtliche Beträge werden zum Beginn des jeweiligen Abo-Zeitraums fällig. Der Kunde ist für die Aktualität und Korrektheit seiner Zahlungsdaten verantwortlich.

8.3 Verzug

Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software nach Ablauf einer angemessenen Nachfrist (mindestens 5 Kalendertage nach Fälligkeit) zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung der ausstehenden Beträge bleibt davon unberührt.

8.4 Keine Rückerstattung

Bereits geleistete Zahlungen werden grundsätzlich nicht erstattet, es sei denn, zwingendes Recht schreibt etwas anderes vor oder der Anbieter hat dies ausdrücklich zugesagt.

§ 9 – Steuern und Abgaben

Alle angegebenen Preise verstehen sich als Nettobeträge zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Der Kunde ist für die Entrichtung aller auf seine Nutzung der Software anfallenden Steuern und Abgaben selbst verantwortlich, sofern diese nicht ausdrücklich vom Anbieter geschuldet werden.

§ 10 – Nutzerdaten und Datenschutz

10.1 Eigentum an Nutzerdaten

Die vom Kunden oder seinen autorisierten Benutzern in die Software eingegebenen Daten verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erwirbt an diesen Daten keine Rechte, die über das für die Vertragserfüllung Erforderliche hinausgehen.

10.2 Nutzung durch den Anbieter

Der Anbieter verwendet Nutzerdaten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

1. Zur Bereitstellung und Aufrechterhaltung der vertraglich geschuldeten Leistungen;
2. Im Einklang mit der geltenden Datenschutzerklärung;
3. Auf ausdrückliche Anweisung oder Genehmigung des Kunden;
4. Soweit gesetzlich vorgeschrieben.

10.3 Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der Datenschutzerklärung des Anbieters sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Sofern der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

10.4 Datensicherheit

Da die Software auf der Infrastruktur des Kunden betrieben wird, obliegt die Gewährleistung der Datensicherheit (insbesondere Zugangsschutz, Backups, Verschlüsselung) dem Kunden. Der Anbieter haftet nicht für Datenverluste oder unbefugte Zugriffe, die auf unzureichende Sicherheitsmaßnahmen des Kunden zurückzuführen sind.

10.5 Verantwortung des Kunden

Der Kunde ist allein verantwortlich für die Sicherung seiner Daten. Regelmäßige Backups werden dringend empfohlen. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Wiederherstellbarkeit von Daten.

10.6 Anonymisierte Nutzungsdaten

Der Anbieter kann technische und anonymisierte Nutzungsdaten (z. B. Nutzungsstatistiken, Fehlermeldungen) erheben und verwenden, um die Software weiterzuentwickeln und zu verbessern. Ein Rückschluss auf einzelne Personen oder Unternehmen ist dabei ausgeschlossen.

§ 11 – Vertraulichkeit

11.1 Definition

Vertrauliche Informationen sind alle nicht-öffentlichen Informationen, die eine Partei der anderen im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses offenlegt – unabhängig davon, ob sie als vertraulich gekennzeichnet sind. Dazu gehören insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Informationen, Preiskonditionen und Kundendaten.

11.2 Schutzpflichten

Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei mit mindestens der gleichen Sorgfalt zu schützen wie ihre eigenen vertraulichen Informationen, mindestens jedoch mit angemessener Sorgfalt. Eine Weitergabe an Dritte ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung gestattet oder soweit zur Vertragserfüllung zwingend erforderlich.

11.3 Ausnahmen

Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die: (a) zum Zeitpunkt der Offenlegung bereits öffentlich bekannt waren; (b) ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich werden; (c) der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren; oder (d) unabhängig und ohne Nutzung vertraulicher Informationen entwickelt wurden.

§ 12 – Gewährleistung und Haftungsbeschränkung

12.1 Gewährleistung

Der Anbieter gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen den in der Dokumentation beschriebenen Funktionen entspricht. Ein fehlerfreier oder ununterbrochener Betrieb wird nicht zugesichert. Mängel wird der Anbieter im Rahmen seiner technischen Möglichkeiten in angemessener Frist beheben.

12.2 Haftungsbeschränkung

Die Haftung des Anbieters ist wie folgt begrenzt:

1. Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet der Anbieter unbeschränkt.
2. Für Schäden aus vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten haftet der Anbieter unbeschränkt.
3. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden beschränkt.
4. Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust oder Betriebsunterbrechung ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
5. Die Gesamthaftung des Anbieters (mit Ausnahme der Fälle nach Ziffer 1 und 2) ist auf die Summe der vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Vergütungen begrenzt.

12.3 Ausschluss weitergehender Gewährleistung

Über die in § 12.1 genannte Gewährleistung hinaus wird die Software „wie besehen“ bereitgestellt. Der Anbieter übernimmt keine weitergehenden Zusicherungen hinsichtlich Eignung für einen bestimmten Zweck, Marktgängigkeit oder Fehlerfreiheit, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

§ 13 – Freistellung

Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer vertragswidrigen Nutzung der Software durch den Kunden oder seine autorisierten Benutzer resultieren. Dies umfasst insbesondere Ansprüche wegen Rechtsverletzungen, die durch vom Kunden eingegebene Inhalte verursacht werden. Der Kunde trägt die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung des Anbieters.

§ 14 – Laufzeit und Kündigung

14.1 Vertragsdauer

Der Vertrag besteht auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien unter Einhaltung der nachfolgenden Bestimmungen gekündigt werden.

14.2 Ordentliche Kündigung durch den Kunden

Der Kunde kann sein Abonnement jederzeit über seine Kontoeinstellungen oder per schriftlicher Mitteilung kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des laufenden Abo-Zeitraums wirksam. Bereits geleistete Zahlungen werden nicht erstattet.

14.3 Ordentliche Kündigung durch den Anbieter

Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von 30 Kalendertagen zum Ende eines Abo-Zeitraums kündigen.

14.4 Außerordentliche Kündigung

Beiden Parteien steht das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund zu. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• die andere Partei wesentliche Vertragspflichten verletzt und diese Verletzung nicht innerhalb von 14 Tagen nach schriftlicher Aufforderung behebt;
• der Kunde mit Zahlungen trotz Nachfrist in Verzug ist;
• der Kunde die Software entgegen § 5 nutzt.

14.5 Folgen der Vertragsbeendigung

Mit Beendigung des Vertrags:

1. Erlöschen sämtliche dem Kunden eingeräumten Nutzungsrechte sofort.
2. Hat der Kunde die Nutzung der Software unverzüglich einzustellen.
3. Stellt der Anbieter dem Kunden für einen Zeitraum von 30 Kalendertagen nach Vertragsende die Möglichkeit zur Verfügung, seine Daten zu exportieren.
4. Bereits fällige Zahlungen bleiben unberührt.

§ 15 – Änderungen dieser AGB

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Kalendertage vor ihrem Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung und nutzt er die Software nach Inkrafttreten der Änderung weiter, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf diese Rechtsfolge gesondert hinweisen.

§ 16 – Rechte an Rückmeldungen

Übermittelt der Kunde dem Anbieter freiwillig Vorschläge, Verbesserungsideen oder sonstiges Feedback zur Software, darf der Anbieter diese Rückmeldungen ohne Vergütungspflicht und ohne Einschränkung zur Weiterentwicklung der Software verwenden. Ein Anspruch auf Umsetzung besteht nicht.

§ 17 – Einhaltung geltenden Rechts

Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass seine Nutzung der Software im Einklang mit allen für ihn geltenden gesetzlichen Bestimmungen steht. Dies umfasst insbesondere datenschutzrechtliche Pflichten gegenüber seinen Mitarbeitern und Geschäftspartnern (z. B. Einholung erforderlicher Einwilligungen, Bereitstellung von Datenschutzinformationen).

§ 18 – Schlussbestimmungen

18.1 Anwendbares Recht

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

18.2 Gerichtsstand

Sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, wird als ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters vereinbart.

18.3 Schriftform

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.

18.4 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt diejenige wirksame und durchführbare Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

18.5 Keine Abtretung

Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen. Der Anbieter ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf verbundene Unternehmen oder Rechtsnachfolger zu übertragen.

18.6 Gesamte Vereinbarung

Diese AGB stellen zusammen mit etwaigen ergänzenden Vereinbarungen (z. B. Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsbeschreibung) die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien bezüglich des Vertragsgegenstands dar und ersetzen alle vorherigen mündlichen oder schriftlichen Absprachen zu diesem Gegenstand.

18.7 Vertragssprache

Die Vertragssprache ist Deutsch. Im Falle von Widersprüchen zwischen verschiedenen Sprachfassungen ist die deutsche Fassung maßgeblich.

18.8 Kontakt

Mitteilungen an den Anbieter sind zu richten an: